Flugausfall – Schreiben an die Fluggesellschaft – PDF-Vorlage

Hier ist eine Vorlage für ein Schreiben an die Fluggesellschaft bei Flugausfall, inklusive Mustertext und rechtlicher Hinweise zur Entschädigung nach der EU-Verordnung 261/2004:

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Beschwerdebrief: Flugausfall und Entschädigungsanspruch

[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[Stadt, PLZ]
[E-Mail-Adresse]
[Telefonnummer]
[Datum]

[Name der Fluggesellschaft]
[Adresse der Fluggesellschaft]
[Stadt, PLZ]

Betreff: Entschädigung wegen Flugausfalls [Flugnummer] am [Datum]

Sehr geehrtes Team der [Fluggesellschaft],

hiermit reklamiere ich den Ausfall meines gebuchten Fluges [Flugnummer] von [Abflugort] nach [Zielort] am [Datum]. Der Ausfall hat zu erheblichen Unannehmlichkeiten und finanziellen Nachteilen geführt. Ich beanspruche daher die mir gemäß EU-Verordnung 261/2004 zustehende Entschädigung sowie Erstattung aller entstandenen Kosten.

Details zum Flugausfall:

  • Gebuchter Flug:
  • Flugnummer: [z. B. XY 123]
  • Geplanter Abflug: [Datum/Uhrzeit]
  • Geplante Ankunft: [Datum/Uhrzeit]
  • Grund des Ausfalls (sofern bekannt):
    [z. B. „technische Probleme“ / „Personalmangel“ / „Streik“ – wichtig: Keine „außergewöhnlichen Umstände“].
  • Ihre Reaktion:
    [z. B. „Kein Ersatzflug angeboten“ / „Ersatzflug mit 12 Stunden Verspätung“ / „Keine Verpflegung bereitgestellt“].

Folgen für mich:

  • [Konkrete Auswirkungen schildern, z. B.:
  • „Verpasster Anschlussflug nach [Ziel] mit Kosten von XXX €.“
  • „Zusätzliche Hotelkosten von XXX € wegen unfreiwilliger Übernachtung.“
  • „Entgangener Urlaubstag/geschäftlicher Termin.“].

Meine Forderungen gemäß EU-Verordnung 261/2004:

  1. Pauschale Entschädigung in Höhe von [Betrag] €:
  • Kurzstrecke (bis 1.500 km): 250 €
  • Mittelstrecke (1.500–3.500 km): 400 €
  • Langstrecke (ab 3.500 km): 600 € (abhängig von der Flugdistanz).
  1. Erstattung aller notwendigen Kosten für:
  • Unterkunft und Verpflegung: [Betrag] €
  • Kommunikation (z. B. Anrufe bei der Airline): [Betrag] €
  • Ersatztransport (z. B. Zugticket): [Betrag] €
  1. Rückzahlung des Flugpreises, falls der Flug nicht angetreten wurde: [Betrag] €.

Frist:
Ich bitte um schriftliche Bestätigung der Zahlungen bis zum [Datum, z. B. 14 Tage nach Erhalt]. Sollte ich keine Antwort erhalten, werde ich meine Ansprüche über die Schlichtungsstelle für öffentlichen Personenverkehr (söp) oder gerichtlich durchsetzen.

Anlagen:

  • Bordkarte/Flugticket
  • Rechnungen/Kostenbelege
  • Schriftliche Bestätigung des Flugausfalls (z. B. E-Mail der Airline)

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Buchungscode/Referenznummer]

Mustertext (Beispiel):

Betreff: Entschädigung für ausgefallenen Flug AB 789 (Berlin – Barcelona) am 20.09.2023

Sehr geehrtes Team der SkyAir Airlines,

am 20.09.2023 fiel mein gebuchter Flug AB 789 von Berlin (BER) nach Barcelona (BCN) kurzfristig wegen Personalmangels aus. Ein Ersatzflug wurde erst 18 Stunden später angeboten, sodass ich gezwungen war, ein Hotel (Kosten: 120 €) und Verpflegung (50 €) selbst zu organisieren. Zudem verpasste ich einen geschäftlichen Termin.

Gemäß EU-Verordnung 261/2004 fordere ich:

  1. 600 € Entschädigung (Langstreckenflug über 1.500 km).
  2. Erstattung der Zusatzkosten (170 €).

Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag von 770 € bis zum 05.10.2023 auf mein Konto [IBAN einfügen].

Anlagen: Bordkarte, Hotelrechnung, Flugbestätigung

Mit freundlichen Grüßen
Tom Wagner
Beispielallee 7, 12345 Musterstadt
Buchungsnummer: SKY789XYZ
Tel: 0176-98765432 | [email protected]

Wichtige Hinweise:

  1. EU-Verordnung 261/2004:
  • Die Airline muss zahlen, wenn der Ausfall nicht auf außergewöhnliche Umstände (z. B. extreme Wetterlage, politische Unruhen) zurückgeht.
  1. Fristen:
  • Ansprüche verjähren nach 3 Jahren (abhängig vom nationalen Recht).
  1. Eskalation:
  • Nutzen Sie bei Ablehnung die söp-Schlichtungsstelle (kostenlos) oder ein Online-Portal wie Flightright.
  1. Dokumente:
  • Heben Sie alle Belege (Flugticket, Kommunikation mit der Airline, Rechnungen) auf!

FAQ: Flugausfall – Schreiben an die Fluggesellschaft

Welche Rechte habe ich bei einem Flugausfall?

  • Anspruch auf Betreuungsleistungen (Verpflegung, Unterkunft, Transport)
  • Wahlrecht zwischen Erstattung des Ticketpreises oder alternativer Beförderung
  • Ausgleichszahlung zwischen 250€ und 600€ (abhängig von Flugdistanz)
  • Keine Ausgleichszahlung bei „außergewöhnlichen Umständen“ (z.B. extreme Wetterbedingungen, politische Instabilität)
  • Anspruch auf Informationen über Passagierrechte durch die Fluggesellschaft

In welcher Höhe steht mir eine Ausgleichszahlung zu?

  • Flugstrecke bis 1.500 km: 250€
  • Flugstrecke zwischen 1.500 und 3.500 km: 400€
  • Flugstrecke über 3.500 km innerhalb der EU oder über 3.500 km außerhalb der EU: 600€
  • Bei Alternativbeförderung können sich diese Beträge je nach Verspätung der Ersatzbeförderung reduzieren

Welche Informationen muss mein Schreiben an die Fluggesellschaft enthalten?

  • Persönliche Daten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
  • Buchungscode/Ticketnummer
  • Flugdaten (Flugnummer, Datum, geplante Abflug-/Ankunftszeit)
  • Flugstrecke (Abflug- und Zielflughafen)
  • Detaillierte Beschreibung des Ausfalls und der Umstände
  • Klar formulierte Forderung (Ausgleichszahlung nach EU-Verordnung 261/2004)
  • Bankverbindung für die Überweisung
  • Gesetzte Zahlungsfrist (14-21 Tage üblich)

Welche Dokumente sollte ich beifügen?

  • Kopie der Flugtickets/Buchungsbestätigung
  • Bordkarten (falls ausgestellt)
  • Schriftliche Bestätigung des Flugausfalls (falls erhalten)
  • Quittungen für zusätzliche Ausgaben (Hotel, Verpflegung, Transport)
  • Nachweis über alternative Beförderung (falls genutzt)
  • Bei Geschäftsreisen: Nachweis über entgangene Termine

Wie formuliere ich das Schreiben überzeugend?

  • Sachlicher, bestimmter Ton
  • Verweis auf EU-Verordnung 261/2004
  • Konkrete Nennung der Anspruchsgrundlage (Art. 5 i.V.m. Art. 7)
  • Klare Fristsetzung für die Zahlung
  • Ankündigung weiterer Schritte bei Nichteinhaltung
  • Höflicher, aber bestimmter Abschluss

Wie und wohin sende ich mein Schreiben?

  • Direkt an die Beschwerde-/Kundenserviceabteilung der Fluggesellschaft
  • Per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einschreiben mit Rückschein
  • Alternativ: Über das Beschwerdeformular auf der Website der Airline
  • Bei internationalen Airlines: Beschwerde an die EU-Niederlassung richten
  • Kopie des Schreibens für eigene Unterlagen aufbewahren

Was tun, wenn die Fluggesellschaft nicht reagiert?

  • Erinnerungsschreiben nach Ablauf der gesetzten Frist
  • Einschalten einer Schlichtungsstelle für Flugreisen
  • Beschwerde bei der nationalen Durchsetzungsstelle (in Deutschland: Luftfahrt-Bundesamt)
  • Nutzung eines spezialisierten Fluggastrechte-Portals
  • Als letzter Schritt: gerichtliche Geltendmachung (Mahnverfahren/Klage)

Welche Fristen muss ich beachten?

  • Keine spezifische Frist für die Geltendmachung nach EU-Recht, aber:
  • Nationale Verjährungsfristen gelten (in Deutschland: 3 Jahre zum Jahresende)
  • Empfehlung: Ansprüche zeitnah geltend machen (idealerweise innerhalb von 2-3 Monaten)
  • Bei mehrmonatiger Verzögerung: Begründung für späte Geltendmachung angeben

Wann besteht kein Anspruch auf Ausgleichszahlung?

  • Bei außergewöhnlichen Umständen (z.B. extreme Wetterbedingungen, Sicherheitsrisiken)
  • Bei Information über den Ausfall mindestens 14 Tage vor Abflug
  • Bei Information 7-14 Tage vor Abflug mit angebotener Alternativbeförderung (max. 2h frühere Abflug-/4h spätere Ankunftszeit)
  • Bei Flügen außerhalb der EU mit nicht-europäischen Airlines