Anschreiben Belegnachsendung Steuererklärung

Die Abgabe der Steuererklärung bedeutet für viele Steuerpflichtige einen alljährlichen Pflichttermin. Doch obwohl viele bei der Vorbereitung der Steuererklärung sorgfältig zu Werke gehen, kann es trotzdem passieren, dass wichtige Unterlagen oder Dokumente vergessen werden. In solchen Fällen ist es unerlässlich, die fehlenden Belege nachzureichen. Doch wie kann eine Belegnachsendung effizent durchgeführt werden und worauf gilt es zu achten? Antworten auf diese Fragen geben wir Ihnen in unserem Beitrag und stellen zudem eine kostenlos PDF-Vorlage zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung des notwendigen Begleitschreiben unterstützt.

Hier ist eine professionelle Vorlage für ein Anschreiben zur Belegnachsendung im Rahmen Ihrer Steuererklärung, inklusive Checkliste und Tipps zur korrekten Organisation:

Anschreiben Belegnachsendung an das Finanzamt

(Per Einschreiben oder über ELSTER)

Ihr Name
Ihre Adresse
PLZ, Ort
Datum

Finanzamt [Name Ihres zuständigen Finanzamts]
Adresse des Finanzamts
PLZ, Ort

Betreff: Nachreichung von Belegen zur Steuererklärung [Jahr] / Aktenzeichen: [XXX-XXXXXXX]**

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei übersende ich die fehlenden Unterlagen und Belege zu meiner am [TT.MM.JJJJ] eingereichten Steuererklärung für das Jahr [Jahr].

Beilagen umfassen:

  1. [Liste der Dokumente – z. B.]:
  • Belegnummer 1: Rechnungen für Handwerkerleistungen (Summe: 2.300 €)
  • Belegnummer 2: Spendenbescheinigungen (Gesamtbetrag: 650 €)
  • Belegnummer 3: Krankheitskosten (Arztrechnungen und Fahrtkostennachweise)
  • Belegnummer 4: Kontoauszüge zur Dokumentation von Steuervorauszahlungen

Bitte bestätigen Sie:

  • Den Eingang der Unterlagen.
  • Ob weitere Nachweise benötigt werden.

Für Rückfragen stehe ich gerne unter [Telefonnummer/E-Mail] zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Ihr Name]
Steuer-ID: [DE123456789]

Checkliste: Häufig nachzureichende Belege

  • ✅ Werbungskosten:
  • Reisekosten (Dienstreisen)
  • Fortbildungskosten (Zertifikate, Kursgebühren)
  • ✅ Sonderausgaben:
  • Rentenversicherungsbeiträge
  • Kirchensteuerbescheinigungen
  • ✅ Haushaltsnahe Dienstleistungen:
  • Handwerkerrechnungen mit Umsatzsteuerausweis
  • Haushaltshilfen (Verträge, Lohnabrechnungen)
  • ✅ Spenden:
  • Zuwendungsbestätigungen (§ 10b EStG)
  • ✅ Außergewöhnliche Belastungen:
  • Pflegekosten, Scheidungsunterlagen

Wichtige Hinweise

  1. Ordnung der Belege:
  • Heften Sie Belege chronologisch oder nach Steuerposten sortiert ab.
  • Versehen Sie jedes Dokument mit einem Vermerk zur Steuererklärung (z. B. „Zu Anlage Vorsorgeaufwand“).
  1. Versand:
  • Einschreiben mit Rückschein: Für den Nachweis des Eingangs.
  • ELSTER: Hochladen der Scans im PDF-Format, falls die Steuererklärung digital eingereicht wurde.
  1. Fristen:
  • Belege können bis zum Abschluss der Steuerprüfung nachgereicht werden (i. d. R. innerhalb von 6 Monaten nach Einreichung).

Mustertext für E-Mail-Nachsendung

(Nur nutzen, wenn das Finanzamt E-Mail-Kommunikation akzeptiert!)

Betreff: Belegnachsendung Steuererklärung [Jahr] – Aktenzeichen [XXX-XXXXXXX]

Sehr geehrtes Finanzamt-Team,

wie telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen die angeforderten Belege zu meiner Steuererklärung [Jahr] als PDF-Anhang.

Enthaltene Dokumente:

  1. Rechnung Müller GmbH – Handwerkerkosten (500 €)
  2. Spendenquittung Tierschutzverein e. V. (200 €)

Bitte bestätigen Sie den Erhalt kurz per E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Steuer-ID]

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FAQ: Anschreiben Belegnachsendung Steuererklärung

Wann muss ich Belege nachreichen?

Sie müssen Belege nachreichen, wenn das Finanzamt diese ausdrücklich anfordert. Seit der Umstellung auf die elektronische Steuererklärung gilt grundsätzlich eine Belegvorhaltepflicht statt einer Belegvorlagepflicht. Das bedeutet, Sie müssen Belege nur auf Anforderung einreichen. In bestimmten Fällen können jedoch bereits mit der Steuererklärung Nachweise verlangt werden, beispielsweise bei außergewöhnlichen Belastungen oder Spenden über 300 Euro.

Welche Informationen gehören in ein Anschreiben zur Belegnachsendung?

Ein vollständiges Anschreiben zur Belegnachsendung sollte folgende Informationen enthalten:

  • Ihre Steuernummer und/oder Steuer-Identifikationsnummer
  • Ihr vollständiger Name, Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer
  • Bezugnahme auf das Schreiben des Finanzamts (Datum und Aktenzeichen)
  • Eine klare Aussage, dass es sich um nachgereichte Belege handelt
  • Eine Auflistung aller beigefügten Belege mit kurzem Verweis auf die jeweilige Position in der Steuererklärung
  • Datum und Ihre Unterschrift

Wie sollte ich die Belege strukturieren?

Für eine effiziente Bearbeitung Ihrer nachgereichten Belege empfiehlt sich folgende Strukturierung:

  • Ordnen Sie die Belege entsprechend der Reihenfolge im Anforderungsschreiben des Finanzamts
  • Nummerieren Sie die Belege fortlaufend und nehmen Sie im Anschreiben darauf Bezug
  • Gruppieren Sie die Belege nach Kategorien (z.B. Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen)
  • Heften Sie zusammengehörige Belege mit einem Heftstreifen zusammen, verwenden Sie keine Büroklammern
  • Erstellen Sie bei einer großen Anzahl von Belegen eine separate Aufstellung oder Tabelle

In welcher Form sollten die Belege eingereicht werden?

Die Belege sollten in folgender Form eingereicht werden:

  • Grundsätzlich sind Kopien der Originalbelege ausreichend
  • Bei bestimmten Dokumenten (z.B. Spendenbescheinigungen) werden manchmal Originale verlangt
  • Alle Belege sollten gut lesbar sein
  • Bei Belegen im Kassenzettelformat empfiehlt sich eine Kopie auf A4-Papier
  • Belege nicht auf das Anschreiben kleben oder heften
  • Mehrere kleine Belege können auf ein A4-Blatt kopiert werden

Welche Frist gilt für die Nachreichung von Belegen?

Für die Nachreichung von Belegen gilt die im Anforderungsschreiben des Finanzamts genannte Frist. Diese beträgt üblicherweise zwei bis vier Wochen ab Zugang des Schreibens. Bei Nichteinhaltung der Frist kann das Finanzamt die geltend gemachten Aufwendungen unberücksichtigt lassen. In begründeten Fällen kann eine Fristverlängerung beantragt werden. Diese sollte schriftlich und vor Ablauf der ursprünglichen Frist erfolgen.

Wie kann ich die Belege an das Finanzamt übermitteln?

Die nachgeforderten Belege können auf folgenden Wegen übermittelt werden:

  • Per Post an die im Anforderungsschreiben genannte Adresse des Finanzamts
  • Persönliche Abgabe beim zuständigen Finanzamt (ggf. Eingangsstempel erbitten)
  • In manchen Bundesländern auch elektronisch über ELSTER oder spezielle Portale
  • Per Fax, wenn es sich um eine überschaubare Anzahl von Belegen handelt

Achten Sie bei elektronischer Übermittlung auf die Dateigröße und das Format gemäß den Vorgaben Ihres zuständigen Finanzamts.

Was tun, wenn Belege fehlen oder nicht mehr vorhanden sind?

Wenn einzelne angeforderte Belege nicht mehr vorhanden sind, sollten Sie:

  • Dies im Anschreiben ausdrücklich erwähnen
  • Die Gründe für das Fehlen erläutern (z.B. Verlust, Beschädigung)
  • Wenn möglich, Ersatzbelege beschaffen (z.B. Zweitschriften, Kontoauszüge)
  • Gegebenenfalls eine Eigenbeleg-Erklärung mit allen relevanten Informationen erstellen
  • Bei wichtigen Belegen wie Spendenbescheinigungen: Duplikate vom Aussteller anfordern

Tipps für eine reibungslose Nachsendung

  • Doppelte Beschriftung: Beschriften Sie sowohl das Anschreiben als die Belege mit dem Aktenzeichen.
  • Quittung aufbewahren: Heben Sie den Einschreiben-Beleg 10 Jahre steuerrechtlich auf.
  • Durchschlag erstellen: Fertigen Sie eine Kopie der gesamten Unterlagen für Ihre Unterlagen an.

Mit diesem Anschreiben stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen korrekt verarbeitet werden. Bei Unklarheiten kontaktieren Sie direkt Ihren Sachbearbeiter (Name steht auf dem Steuerbescheid).