Widerspruch Rechnung – PDF/WORD-Vorlage mit Mustertext

Das Einlegen eines Widerspruchs gegen eine Rechnung ist in vielen Fällen notwendig, wenn Sie Fehler in der Rechnung, z.B. bzgl. des Rechnungsbetrags, der aufgelisteten Leistungen oder bei Abweichungen vom Vertrag, feststellen. Auch wenn Sie ohne eine durchgeführte Bestellung eine Rechnung erhalten haben, sind Sie zum Widerspruch berechtigt. In diesem Beitrag informieren wir über die Schritte und rechtlichen Grundlagen für den Widerspruch einer Rechnung und bieten eine praktische PDF-Vorlage mit einem Musterbrief an.

Hier ist eine professionelle Vorlage für einen Widerspruch gegen eine Rechnung, inklusive Mustertext, Fristen und rechtlichen Hinweisen, um Ihre Ansprüche durchzusetzen:

Widerspruch gegen Rechnung: Vorlage & Anleitung

Ein schriftlicher Widerspruch ist notwendig, wenn Sie eine Rechnung für fehlerhaft, überhöht oder unberechtigt halten. So argumentieren Sie effektiv:

Mustertext: Widerspruchsschreiben

(Per Einschreiben mit Rückschein)

Ihr Name
Ihre Adresse
Datum

[Rechnungssteller: Name/Unternehmen]
[Adresse]
[PLZ, Ort]

Betreff: Widerspruch gegen Rechnung Nr. [XXX-XXXX] vom [TT.MM.JJJJ]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit widerspreche ich der o. g. Rechnung in Höhe von [XXX,XX €] aus folgenden Gründen:

Begründung des Widerspruchs:

  1. [Fehlerhafte Leistungserbringung]:
  • „Die vereinbarte Leistung [Beschreibung] wurde nicht/nur teilweise erbracht.“
  1. [Preisabweichung]:
  • „Der berechnete Betrag weicht vom vertraglich vereinbarten Preis ab ([ursprünglicher Preis] vs. [abgerechneter Preis]).“
  1. [Formale Mängel]:
  • „Die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer-ID/keine detaillierte Leistungsbeschreibung.“

Ich bitte Sie:

  • Die Rechnung zu korrigieren und eine neue, ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen.
  • Bis zur Klärung keine Zahlungsaufforderungen oder Mahnungen zu versenden.
  • Mir schriftlich innerhalb von 14 Tagen Stellung zu nehmen.

Anlagen:

  • [✔️] Kopie der beanstandeten Rechnung
  • [✔️] Vertrag/Leistungsvereinbarung
  • [✔️] Beweismittel (z. B. Fotos, E-Mails, Protokolle)

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Ihr Name]

Checkliste: Was gehört zum Widerspruch?

  • ✅ Rechnungskopie: Markieren Sie die beanstandeten Positionen.
  • ✅ Vertragliche Grundlage: Stellen Sie den ursprünglichen Preis/die Leistungsbeschreibung heraus.
  • ✅ Beweise: Dokumente, die Ihren Widerspruch stützen (z. B. Chatverlauf, Gutachten).

Wichtige Hinweise

  1. Fristen:
  • Widersprechen Sie innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt, um spätere Zahlungspflichten zu vermeiden.
  • Bei Verbrauchern gilt das Fernabsatzgesetz (14-tägiges Widerrufsrecht bei Online-Käufen).
  1. Rechtsfolgen:
  • Solange der Streit nicht geklärt ist, dürfen Sie die Zahlung einbehalten (§ 320 BGB).
  • Der Rechnungssteller darf keine Mahngebühren oder Zinsen fordern.
  1. Bei Ignoranz:
  • Senden Sie eine zweite Mahnung mit Fristsetzung (z. B. 7 Tage).
  • Bei ausbleibender Reaktion: Schlichtungsstelle oder Anwalt einschalten.

Mustertext für E-Mail-Widerspruch

Betreff: Widerspruch Rechnung Nr. [XXX-XXXX]  

Sehr geehrtes Team,  

ich widerspreche der Rechnung Nr. [XXX-XXXX] vom [TT.MM.JJJJ] in Höhe von [XXX,XX €], da [kurze Begründung, z. B. „die Leistung nicht vertragsgemäß erbracht wurde“].  

Bitte überarbeiten Sie die Rechnung und teilen Sie mir dies schriftlich mit. Bis dahin behalte ich mir das Recht vor, die Zahlung zurückzuhalten.  

Anhänge:  
- Rechnungskopie  
- [ggf. Beweise]  

Mit freundlichen Grüßen  
[Ihr Name]
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FAQ zum Widerspruch gegen eine Rechnung

Grundlagen zum Widerspruch gegen eine Rechnung

Wann kann ich einer Rechnung widersprechen?

Sie können einer Rechnung widersprechen, wenn Sie berechtigte Einwände gegen deren Inhalt oder Höhe haben. Gründe können sein:

  • Fehlerhafte Abrechnung (falsche Beträge, Mengen, Preise)
  • Nicht erbrachte oder mangelhafte Leistungen
  • Doppelte Berechnung
  • Falsche Vertragsgrundlage
  • Widerspruch zur vereinbarten Preisgestaltung

Welche Fristen muss ich einhalten?

Widersprechen Sie zeitnah nach Erhalt der Rechnung. Im Geschäftsverkehr gilt häufig eine Frist von 14 Tagen als angemessen, wenn nicht anders vereinbart. Bei Verbrauchern können längere Fristen gelten, besonders wenn keine explizite Zahlungsfrist auf der Rechnung vermerkt ist.

Vorgehensweise bei einem Widerspruch

Wie sollte ich meinen Widerspruch formulieren?

Ihr Widerspruch sollte schriftlich erfolgen und folgende Elemente enthalten:

  • Ihre Kontaktdaten und Kundennummer
  • Rechnungsnummer und -datum
  • Konkrete Benennung der beanstandeten Punkte
  • Begründung des Widerspruchs
  • Gegebenenfalls Beweismittel oder Dokumentation
  • Klare Formulierung Ihres Anliegens (z.B. Korrektur der Rechnung, Stornierung)

In welcher Form sollte ich widersprechen?

Ein schriftlicher Widerspruch per E-Mail oder Brief bietet Ihnen Dokumentationssicherheit. Achten Sie auf Zustellnachweise (Einschreiben, Lesebestätigung). Telefonische Widersprüche sollten schriftlich bestätigt werden.

Rechtliche Aspekte

Muss ich die Rechnung bezahlen, während mein Widerspruch bearbeitet wird?

Bei eindeutigen Fehlern können Sie die Zahlung verweigern oder nur den unstrittigen Teil bezahlen. Im Zweifelsfall ist es oft ratsam, unter Vorbehalt zu zahlen, um Mahngebühren oder weitere Schritte des Rechnungsstellers zu vermeiden.

Was kann ich tun, wenn mein Widerspruch ignoriert wird?

  • Senden Sie eine Erinnerung mit Fristsetzung
  • Suchen Sie das persönliche Gespräch
  • Wenden Sie sich an Verbraucherschutzorganisationen
  • Ziehen Sie rechtliche Beratung in Betracht
  • Bei berechtigten Ansprüchen können Sie auch ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Besondere Situationen

Kann ich auch nach längerer Zeit noch widersprechen?

Grundsätzlich gilt: Je länger Sie warten, desto schwieriger wird die Durchsetzung Ihres Widerspruchs. Nach mehreren Monaten oder sogar nach Begleichung der Rechnung wird ein Widerspruch deutlich komplizierter, ist aber nicht grundsätzlich ausgeschlossen.

Was tun bei fortlaufenden Vertragsbeziehungen?

Bei dauerhaften Geschäftsbeziehungen sollten Sie trotz Widerspruchs auf eine einvernehmliche Lösung hinarbeiten. Kommunizieren Sie klar und sachlich, um die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten.

Sollten Sie weitere spezifische Fragen zu Ihrer individuellen Situation haben, empfiehlt sich gegebenenfalls eine rechtliche Beratung durch einen Fachanwalt.

Tipps für eine erfolgreiche Argumentation

  • Sachlich bleiben: Vermeiden Sie emotionale Formulierungen.
  • Paragraphen nennen: Verweisen Sie auf § 14 UStG (Rechnungsanforderungen) oder § 631 BGB (Leistungspflicht).
  • Fristen setzen: Fordern Sie eine Antwort innerhalb von 14 Tagen.

Rechtliche Grundlagen:

  • § 286 BGB: Verzug bei nicht fristgerechter Zahlung.
  • § 362 HGB: Zurückbehaltungsrecht bei mangelhafter Leistung.

Mit dieser Vorlage sichern Sie Ihre Rechte – bei komplexen Fällen konsultieren Sie einen Fachanwalt für Vertragsrecht.