Anschreiben / Begleitschreiben – PDF/WORD-Vorlage und Formulierungsbeispiele

Ebenfalls ein wichtiger Teil der Geschäftskorrespondenz ist das Betreffschreiben oder das Begleitschreiben. Es gibt dem Empfänger in jedem Fall an, wozu das Schreiben dient und was die Beilagen sind. Das Schreiben, das in erster Linie der sachlichen Mitteilung der Beilagen dient, sollte so abgefaßt sein, daß die Mitteilung eindeutig, präzise und gut verständlich ist, und daß der Adressat weiß, was von ihm erwartet wird. Werden Beilagen mitgeschickt, so ist darauf hinzuweisen. Dies dient der Ordnung des Schriftverkehrs, das Schriftstück wird in das korrekte Fach oder an die betreffende Stelle weitergeleitet. Der positiven oder negativen Erledigung einer Angelegenheit dient es unter Umständen auch dazu, zu beweisen, daß bestimmte Informationen, bestimmte Bedingungen, Termine usw. rechtzeitig übermittelt wurden. Schon in diesem Stadium, beim Versand des Betreffschreibens, entscheidet sich also, ob die Kommunikation gut und effektiv erfolgt.

Anschreiben / Begleitschreiben: Vorlage und Formulierungsbeispiele
So gestalten Sie ein professionelles Begleitschreiben für Bewerbungen, Rechnungen, Verträge & mehr – inklusive Mustertexten und Tipps.

Allgemeine Vorlage für ein Begleitschreiben

Absender:


Empfänger:



Datum:
Betreff:

Sehr geehrte/r ,

Mit freundlichen Grüßen

(Unterschrift bei postalischem Versand)

Anlagen:

Formulierungsbeispiele für häufige Anlässe

1. Bewerbung

  • Einstieg:
    „Hiermit übersende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die ausgeschriebene Position als (Referenznummer ).“
  • Motivation:
    „Meine langjährige Erfahrung im Bereich und meine Expertise in qualifizieren mich ideal für diese Rolle.“
  • Abschluss:
    „Über die Gelegenheit, mich in einem persönlichen Gespräch vorzustellen, freue ich mich sehr.“

2. Rechnung oder Vertragsversand

  • Sachlich:
    „Anbei erhalten Sie die Rechnung Nr. <123> vom über für die erbrachte Leistung .“
  • Höflich:
    „Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne unter zur Verfügung.“

3. Beschwerde oder Rückfrage

  • Deutlich, aber respektvoll:
    „leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass die gelieferte Ware nicht der vereinbarten Spezifikation entspricht (siehe Anlage: Foto der beschädigten Lieferung).“
  • Lösungsorientiert:
    „Bitte teilen Sie uns mit, wie Sie die Situation kurzfristig bereinigen möchten.“

4. Vertragsunterzeichnung

  • Formal:
    „im Anhang finden Sie den unterzeichneten Mietvertrag für die Immobilie . Bitte senden Sie die gegengezeichnete Version zurück.“

5. Persönliches Anliegen (z. B. Spendenanfrage)

  • Freundlich:
    „als langjähriger Unterstützer Ihrer Organisation möchte ich Sie um Informationen zu Ihren aktuellen Projekten bitten.“

Angebotsversand:
„Sehr geehrte Frau Meier,
anbei übersenden wir Ihnen das von Ihnen angeforderte Angebot für die geplante Neugestaltung Ihrer Webseite. Wir hoffen, dass unsere Vorschläge Ihren Vorstellungen entsprechen, und stehen Ihnen bei Rückfragen gerne zur Verfügung.“
Vertragsübermittlung:
„Sehr geehrter Herr Schmidt,
wie telefonisch besprochen, erhalten Sie anbei den Vertragsentwurf für unsere bevorstehende Zusammenarbeit. Bitte prüfen Sie die Unterlagen und senden Sie uns ein unterschriebenes Exemplar bis zum [Datum] zurück.“
Rechnungsversand:
„Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen die Rechnung für die erbrachten Leistungen. Wir bitten Sie, den Betrag bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto zu überweisen.“
Versand von Produktmustern:
„Sehr geehrter Herr Müller,
wie besprochen, senden wir Ihnen anbei Produktmuster aus unserer neuen Kollektion. Wir hoffen, dass die Proben Ihren Erwartungen entsprechen, und freuen uns auf Ihr Feedback. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“
Rücksendung von Dokumenten:
„Sehr geehrte Frau Schulz,
anbei erhalten Sie die von Ihnen angeforderten und von uns unterzeichneten Dokumente. Bitte bewahren Sie diese Unterlagen für Ihre Unterlagen auf. Sollten Sie noch weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.“
Zahlungserinnerung:
„Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei senden wir Ihnen eine freundliche Erinnerung an die noch ausstehende Zahlung von [Betrag], die am [Datum] fällig wurde. Bitte überweisen Sie den Betrag auf das unten angegebene Konto. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.“
Versand von Broschüren und Informationsmaterial:
„Sehr geehrte Frau Becker,
anbei übersenden wir Ihnen die gewünschten Broschüren und Informationsmaterialien zu unseren Produkten und Dienstleistungen. Sollten Sie weitere Fragen haben oder eine persönliche Beratung wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“
Versand von Statusberichten:
„Sehr geehrter Herr Bauer,
anbei übersenden wir Ihnen den aktuellen Statusbericht zu Ihrem Projekt. Der Bericht enthält alle wesentlichen Fortschritte sowie die nächsten geplanten Schritte. Sollten Sie Rückfragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“
Rücksendung von korrigierten Dokumenten:
„Sehr geehrte Frau Meier,
anbei erhalten Sie die von uns korrigierten Dokumente mit den gewünschten Anpassungen. Bitte überprüfen Sie die Änderungen und geben Sie uns eine Rückmeldung, ob alles zu Ihrer Zufriedenheit ist.“
Kündigungsschreiben für Verträge:
„Sehr geehrter Herr Schulze,
wie vereinbart, senden wir Ihnen anbei die Bestätigung der Vertragskündigung. Bitte bewahren Sie dieses Schreiben für Ihre Unterlagen auf. Sollten Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.“
Versand von Zertifikaten oder Bescheinigungen:
„Sehr geehrte Frau Hoffmann,
anbei übersenden wir Ihnen das Zertifikat für die erfolgreich absolvierte Schulung. Wir freuen uns, dass Sie die Schulung mit Erfolg abgeschlossen haben und stehen Ihnen für weitere Fortbildungsangebote gerne zur Verfügung.“
Versand von Bewerbungsunterlagen:
„Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die Position als [Stellenbezeichnung]. Ich freue mich darauf, mich in einem persönlichen Gespräch näher vorstellen zu dürfen und stehe Ihnen für Rückfragen jederzeit zur Verfügung.“
Antragsversand:
„Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen den vollständig ausgefüllten Antrag für [Zweck des Antrags]. Bitte bestätigen Sie den Erhalt des Antrags und teilen Sie uns mit, ob weitere Unterlagen oder Informationen benötigt werden. Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung.“
Gegenzeichnung und Rückgabe:
„Sehr geehrte Frau Müller,
anbei übersenden wir Ihnen den Vertrag zur Gegenzeichnung. Bitte prüfen Sie das Dokument und senden Sie uns ein unterschriebenes Exemplar bis zum [Datum] zurück. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und freuen uns auf die Fortsetzung unserer Zusammenarbeit.“

Tipps für ein überzeugendes Anschreiben

  1. Prägnanz: Halten Sie den Text auf 3–4 Sätze begrenzt.
  2. Handlungsaufforderung: Beenden Sie mit einer klaren Bitte („Bitte bestätigen Sie den Erhalt.“).
  3. Tonalität:
  • Formell: Für Behörden, unbekannte Geschäftspartner.
  • Freundlich-neutral: Für bestehende Kunden oder Kollegen.
  1. Keywords einbauen: Bei Bewerbungen Stichworte aus der Stellenausschreibung nutzen.

Häufige Fehler vermeiden

  • ❌ Unklarer Betreff: „Dokumente“ → ✅ „Unterlagen zur Projektabnahme Nr. 789“
  • ❌ Passivität: „Ich würde mich freuen, wenn …“ → ✅ „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis zum .“
  • ❌ Rechtschreibfehler: Immer mit Tools wie Duden Mentor oder LanguageTool prüfen.

Muster als PDF herunterladen

➤ Begleitschreiben-Vorlage (PDF) (Text oben kopieren und anpassen)

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Anpassung für E-Mails

Betreffzeile:
„Unterlagen zur Auftragsbestätigung – Projekt “

E-Mail-Text:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr ,
anbei sende ich Ihnen die vereinbarten Unterlagen. Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
“

FAQ: Häufige Fragen

❓ Brauche ich ein Begleitschreiben für eine E-Mail?
Ja! Auch E-Mails benötigen einen kurzen, strukturierten Text – vermeiden Sie leere Nachrichten mit nur einem Anhang.

❓ Wie formuliere ich bei unklarem Ansprechpartner?
Nutzen Sie „Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder recherchieren Sie den Namen über die Website des Unternehmens.

❓ Kann ein Begleitschreiben handschriftlich sein?
Bei formellen Dokumenten (z. B. Verträgen) besser maschinell – handschriftlich nur, wenn explizit gewünscht.

Strukturmuster für professionelle Anschreiben

Kontaktinformationen

[Ihr Name] [Straße und Hausnummer] [Postleitzahl und Ort] [Telefonnummer] [E-Mail-Adresse]

[Empfänger/Unternehmen] [Abteilung/Personalabteilung] [Straße und Hausnummer] [Postleitzahl und Ort]

[Ort, Datum]

Betreff

[Betreff: z.B. Bewerbung als [Position] bei [Unternehmen]]

Sehr geehrte(r) [Titel Nachname],

Absatz 1: Bewerbungsanlass und Motivation

[Konkrete Stelle/Stellenausschreibung]

  • Woher kennen Sie die Stellenausschreibung?
  • Welche Position interessiert Sie?
  • Warum sind Sie motiviert?

Absatz 2: Qualifikation und Kompetenzen

  • Welche relevanten Qualifikationen bringen Sie mit?
  • Wie passen Ihre Fähigkeiten zur Stellenausschreibung?
  • Welche Erfolge oder Erfahrungen sind hervorzuheben?

Absatz 3: Unternehmensbezug und Mehrwert

  • Warum interessieren Sie sich für dieses Unternehmen?
  • Was macht das Unternehmen für Sie attraktiv?
  • Welchen Mehrwert können Sie bieten?

Abschlusspassage

Ich freue mich auf ein persönliches Gespräch und verbleibe mit freundlichen Grüßen,

[Unterschrift] [Ihr Name]

Anlagen

  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • Zertifikate

Mit dieser Vorlage und den Beispielen gestalten Sie jedes Anschreiben effizient und professionell – ob für Geschäftskorrespondenz, Bewerbungen oder Rechnungswesen! 🖋️